يلتزم المتدرب بتعبئة التقارير الأسبوعية عن سير التدريب، حيث يجب أن يتم تقديم شرح مختصر عن الأعمال والمهام التي قام بها خلال الأسبوع، علماً أن عدم تعبئة التقارير لأسبوعين متتاليين، يعني أن الطالب غير ملتزم بالتدريب ومعرض للرسوب في المساق.
بعد تخزين البيانات يمكن عمل تعديل عليها، ولكن الخطوة الأخيرة تكمن في عمل تثبيت للتقرير بشكل نهائي، بحيث لا يمكن إجراء أي تعديل بعد ذلك عليه.
أهم الحالات الممكن التعرض لها في التقارير الأسبوعية :
- في حال كان التدريب في أكثر من مؤسسة، يتم اختيار المؤسسة التي ستتم كتابة التقرير عن التدريب فيها، حسب الصورة.
- في التقرير الأسبوعي يجب تسجيل عدد أيام الدوام، عدد الساعات المكتبية طوال الأسبوع وليس خلال اليوم الواحد، عدد الساعات الميدانية طوال الأسبوع أيضا ً، عدد ساعات الغياب وسبب الغياب، وفي حال كانت هناك خانة بدون قيمة، يجب وضع الرقم ( 0 ) فيها، بمعنى إذا لم يكن هناك ساعات غياب يجب وضع ( 0 ) في الخانة المخصصة لها، مع ضرورة الإشارة الى أن التقارير الأسبوعية يتم متابعتها من طرف المشرف الأكاديمي والمشرف الميداني أيضا ً.
- يجب الإلتزام بعدد الأحرف المحدد لكتابة التقرير الأسبوعي، وفي حال تجاوزه، لن يتم حفظ البيانات المدخلة وسيتم فقدان كل ما تم كتابته في التقرير.
- إن استغراق وقت طويل في كتابة التقرير، ربما يفقدك البيانات التي قمت بكتابتها عند عمل (تخزين) وذلك لأن النظام يغلق الصفحة بعد وقت قصير من عدم عمل أية حركات عليه، لذلك ننصح بأن يتم كتابة التقرير على صفحة word ثم نسخه الى المكان المخصص له على التقرير الأسبوعي.
- في حالة القيام بنفس المهام في أسبوعين متتاليين أثناء التدريب، يجب كتابة تقرير أيضا ً مع التركيز في الأسبوع الثاني على الاستفادة الشخصية من العمل وعدم نسخ تقرير الأسبوع الذي سبقه.
- عند الحاجة للتعديل على تقرير تمت إضافته سابقا ً، يجب التواصل مع المشرف الأكاديمي والطلب منه إعادة التقرير للمتدرب ليتسنى عمل التعديل اللازم وإرساله مرة أخرى.
كيفية تعديل تقرير :
- بعد الطلب من المشرف الأكاديمي إعادة تقرير معين بغرض تعديله أو إذا قام المشرف من تلقاء نفسه بإعادة تقرير معين لتعديله، فإنه يظهر باللون الأحمر كما في الشكل أدناه .
- يتم الضغط على رقم الأسبوع المراد تعديله في الجدول.
يتم عمل التعديل اللازم تبعا ً للخطوات الموضحة في الصورة.
